Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen ?

Art und Umfang Ihrer Aufzeichnungspflichten sind davon abhängig, ob Sie als Kaufmann nach Handelsrecht (HGB) zur Buchführung und Abschlusserstellung verpflichtet sind. Die Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den §§ 238 bis 246 HGB. Nach diesen Vorschriften ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und seine Vermögensverhältnisse nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung darzustellen. Sofern Sie nicht als Kaufmann buchführungspflichtig sind oder freiwillig Bücher führen, sind Sie als Unternehmer ausdrücklich verpflichtet, zur Feststellung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen zu machen. Zentrale Vorschrift für die Aufzeichnungspflichten ist der § 22 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich ist, einen Überblick über die Umsätze und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und die Grundlage für die Steuerberechnung festzustellen. Aus den Aufzeichnungen müssen zum Beispiel zu ersehen sein:

• die vereinbarten Entgelte für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen,
• die vereinnahmten Entgelte und Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen,
• Trennung der Entgelte für steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze,
• Trennung der Entgelte für steuerpflichtige Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen,
• die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an den Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind,
• die Bemessungsgrundlage für die Einfuhr und den innergemeinschaftlichen Erwerb. Als gewerbliche/r Unternehmer/-in sind Sie weiterhin zur Aufzeichnung des Wareneingangs verpflichtet. Aufzuzeichnen sind alle zur Weiterveräußerung und zum Verbrauch erworbenen Waren (gegebenenfalls unter Führung eines Wareneingangsbuchs) unter Angabe:
• des Tages des Wareneingangs oder des Datums der Rechnung
• des Namens oder der Firma und der Anschrift des Lieferers
• der handelsüblichen Bezeichnung der Ware des Preises der Ware
• eines Hinweises auf den Beleg. Die Buchführungsunterlagen, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen (zum Beispiel Rechnungsbelege) sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung). Zehn Jahre lang aufzubewahren sind nach § 14 b UStG auch alle Rechnungen, die der Unternehmer ausstellt oder erhält.

Was ist bezüglich der Kassenführung zu beachten?

Insbesondere in Branchen mit traditionell vielen Barzahlungsvorgängen – wie im gesamten Einzelhandel und der Gastronomie – kommt der Kassenführung innerhalb der Buchführung eine besondere Bedeutung zu. Bitte beachten Sie, dass die Kassenführung die Höhe Ihrer Bareinnahmen und Barausgaben dokumentiert und deshalb eine wichtige Grundlage für Ihre Gewinnermittlung darstellt. Für die Kassenführung sind in der Regel tägliche Aufzeichnungen erforderlich. Im Zusammenhang mit der Verwendung von Registrierkassen gelten besondere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.