Oberhalb bestimmter, jährlich steigender Einkommensgrenzen (im Jahr 2003 6.948 Euro ), dem sogenannten Existenzminimum, wird das Einkommen steuerpflichtig. Als Einnahmen, die gegebenenfalls zu versteuern sind, zählen der Bruttoarbeitslohn (laut Lohnsteuerkarte), Einkünfte aus selbständiger Arbeit, Land-/Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb, Kapitalvermögen oder Vermietung und Verpachtung.
Wer weniger als 6.948 Euro im Jahr (Verheiratete 14.853 ) verdient und weniger als 410 aus Nebeneinkünften erzielt hat, muss keine Einkommensteuererklärung abgeben. Er kann aber freiwillig eine sogenannte Antragsveranlagung (das hieß früher Lohnsteuerjahresausgleich) vornehmen. Das kann sich finanziell lohnen, wenn man zum Beispiel höhere Werbungskosten hat als 1044 im Jahr wegen Fahrtkosten oder Weiterbildungskosten oder ähnlichem. Wer keine Antragsveranlagung abgibt (das geschieht mit dem selben Vordruck wie die Einkommensteuererklärung), verschenkt im Zweifelsfalle Geld. Mit Hilfe der den Formularen beiliegenden Anleitung ist das gar nicht so schwer. Zusätzliche Lektüren oder Computer-Software zur Hilfe bei der Steuer können unter Sonderausgaben im Hauptvordruck geltend gemacht werden.
Wer mehr als 6.948 Euro / Verheiratete 14.853 verdient, muss ohnehin eine Erklärung abgeben. Auch hier gilt: Literatur oder Software zur Hilfe ist ansetzbar.
Wer Steuern sparen will, sollte nicht erst beim Ausfüllen der Steuererklärung an mögliche Steuerersparnis denken. Wer sich einen Computer oder Drucker kauft, für den der Chef bescheinigen kann, dass man ihn zum Arbeiten braucht, sollte entsprechende Quittungen gut aufbewahren. Bei jedem Kauf sollte man sich überlegen: kann ich das absetzen? Wenn ja, gehört der Beleg zu den Steuerunterlagen, damit man am Jahresende bei der Erklärung daran denkt.
Einige Freibeträge für Einnahmen sind bereits bei der Berechnung der monatlichen Einkommensteuer von angestellten Arbeitnehmern eingerechnet. Dies geschieht in der Form von Pauschalen, zum Beispiel die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1044 . Wer mehr aufwendet und nachweist, kriegt diese auch angerechnet. Eventuell ist in den kommenden Jahren ein entsprechender Vermerk über höhere Werbungskosten auf der Steuerkarte möglich und damit eine niedrigere monatliche Steuerlast.
In der Steuererklärung sollte man vor allem darauf achten, dass man sämtliche möglichen Ausgaben, die das steuerpflichtige Einkommen senken, angibt. Dazu gehören
Werbungskosten: vor allem Fahrtkosten, aber auch Fortbildung, Arbeitsmaterial, im Prinzip alle Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und zur Ausführung der Tätigkeit nötig sind, bei Freiberuflern und Selbständigen fallen diese Ausgaben unter Betriebskosten. Pauschal werden 1044 mindestens veranschlagt, wer mehr nachweisen kann, bekommt auch mehr angerechnet.
Sonderausgaben: Vorsorgeaufwendungen wie Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung, private Kranken, Pflege- oder Rentenversicherung, Lebens- und Unfallversicherungen sowie die Haftpflichtversicherung (Private wie auch Kfz-Haftpflicht) und die übrigen Sonderausgaben, wenn sie mehr als 36 (Ehepaare 72 ) ausmachen. Hierunter fallen Ausbildungskosten in einem nicht ausgeübten Beruf, Umschulungskosten, Unterhaltszahlungen aus früheren Ehen, Schulgeld für Kinder, Kirchensteuer, Spenden und Steuerberatungskosten, die alle bis zu vom Einkommen bestimmten Grenzen absetzbar.
Außergewöhnliche Belastungen sind unvermeidbare Kosten, die wegen besonderer Ereignisse entstanden sind wie zum Beispiel Krankheiten (die eigenen und die von nahen Angehörigen wie Eltern oder im Haushalt lebenden Kindern, die man täglich im Krankenhaus besucht hat), Scheidungskosten, die Beerdigung der Großeltern, Eltern oder Kinder, für die man aufkommen musste, Ausbildungskosten für Kinder sowie häusliche Pflege von Schwerbehinderten. Auch hier gibt es Höchstgrenzen der Absetzbarkeit. Für manche dieser Belastungen werden nur Pauschalen angerechnet, auch wenn die tatsächlichen Kosten nachweisbar höher waren.
Die Differenz aus der Summe der Einkünfte und der Summe der ansetzbaren Ausgaben ergibt das zu versteuernde Einkommen